Prozess

Prozess

Definition: Ein Prozess ist eine Reihe verschiedener Handlungen und/oder Ereignisse die in wechselseitiger Beziehung zueinander stehen.

Schematische Prozessdarstellung in Business-Process-Modeling-Notation (BPMN)

Ein Prozess wird durch eine Eingabe (Input) ausgelöst und endet mit einem Ergebnis (Output). Der Ablauf des Prozesses wird durch Vorgaben, Randbedingungen und Entscheidungen während des Ablaufs beeinflusst. Während des Prozessablaufs können Rückmeldungen an andere Stellen der Organisation erfolgen, die wiederum Prozesse auslösen.

Die Steuerung und die Lenkung von Prozessen ist eine zentrale Funktion des Qualitätsmanagements. Die folgenden Elemente gehören zu jedem Prozess:

• Eingabe: Dies können Rohstoffe, Halbfabrikate, Fertigprodukte, Informationen oder Dienstleistungen sein.
• Ergebnis. Auch hier können dies die oben genannten materiellen Produkte, Informationen oder Dienstleistungen sein.
• Vorgaben und Randbedingungen: Es gibt für jeden Prozess Vorgaben und Randbedingungen die dazu dienen sollen die Prozessqualität sicher zu stellen. Hierzu gehören Vorschriften über zu verwendende Arbeitsmittel.
• Rückmeldung: Um Prozesse Steuern, Regeln und Dokumentieren zu können sind Rückmeldungen nötig.

Unterscheidung verschiedener Prozessarten

Prozesse werden üblicherweise in folgende Kategorien zusammengefasst:

• Führungs- oder Managementprozesse: Hierzu zählt beispielsweise der Unternehmensführungsprozess oder die Durchführung von Weiterbildungen. Auch interne Audits oder das Marketing zählt zu diesen Prozessen.
• Kernprozesse: Dies sind die Haupt- oder Schlüsselprozesse eines Unternehmens. Dies Umfasst je nach Tätigkeit eines Unternehmens verschiedene Prozesse so zum Beispiel Entwicklung, Produktion, Beschaffung oder Versand von Produkten.
• Unterstützungsprozesse: Dies sind Hilfsprozesse die die Kernprozesse unterstützen oder ermöglichen. Hierzu zählt beispielsweise die Wartung von Produktionsmaschinen oder die Kalibrierung von Prüfmitteln.

Jeder Prozess benötigt während des Ablaufs betriebliche Ressourcen wie Arbeitszeit, Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe. Dadurch entstehen im Unternehmen Kosten, diese Prozesskosten werden zur Ermittlung des Prozesswirkungsgrades analysiert. Diese Analyse hilft die Prozesskosten zu senken und die Prozessqualität zu steigern.

Unterteilung von Prozessen in Leistungen

Prozesse werden zur Ermittlung ihres Wirkungsgrades in Leistungen aufgeschlüsselt, dabei werden

• Nutzleistungen: Dies sind die gewünschten Prozessergebnisse Herstellung eines Produktes, Erbringung einer Dienstleistung etc.
• Stützleistung: Hiermit werden die Abläufe zur Erbringung der Nutzleistungen unterstützt, hierzu zählen bspw. der innerbetriebliche Transport, Rüstzeiten, die Kostenrechnung oder das Qualitätsmanagement.
• Blindleistung: Eine Blindleistung bezeichnet eine unerwünschte, nicht wertschöpfende Leistung, die möglichst weit minimiert werden soll oder am besten komplett vermieden wird. Hierzu zählen die Einrichtung eines Zwischenlagers oder Änderungen an der erbrachten Leistung.
• Fehlleistung: Sie sind nicht Ziel des Prozesses und sollten möglichst komplett vermieden werden. Dazu Zählen bspw. Ausschuss, Nacharbeiten, das beheben von Störungen oder Stillstandszeiten.

Unterschieden.

Prozesswirkungsgrad

Mit der Unterteilung in einzelne Leistungen können die einzelnen Prozessschritte bewertet und in einer Matrix dargestellt werden. Mithilfe dieser Matrix lässt sich dann der Prozesswirkungsgrad ermitteln.

Zur Ermittlung des Prozesswirkungsgrades wird die Summe der Nutzleistungen durch die Gesamtkosten geteilt und mit 100 Multipliziert.

Prozessmodelle

Um Prozesse übersichtlich darstellen zu können wurde eine "Prozessbeschreibungssprache entwickelt, diese Business-Process-Modeling-Notation (BPMN) gibt ein einheitliches Schema zur Modellierung von Geschäftsprozessen vor. Aktuell ist die BPMN-Version 2.0. Ein Werkzeug zur Erstellung solcher Diagramme findet sich zum Beispiel auf oryx-project.org

Prozessbeteiligte

Klare Zuständigkeiten und Verantwortungsbewusstsein der Beteiligten sind wichtige Erfolgskriterien eines Prozesses. Deshalb sind die Rollen (Bündelung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung) aller am Prozess beteiligten Beschäftigten eindeutig abzugrenzen:

• Prozessverantwortliche stehen dafür ein, dass alle zum Prozess gehörigen Komponenten und Personen in möglichst optimaler Weise agieren und eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses stattfindet. Sie sollten gegenüber den Prozessbeteiligten weisungsberechtigt sein.
• Prozesseigner lassen sich in regelmäßigen Abständen über das Prozessgeschehen berichten und greifen steuernd ein, sobald Wirtschaftlichkeits– oder andere Defizite auftreten. Hierzu sind sie gegenüber den Prozessverantwortlichen weisungsberechtigt.
• Prozessbeteiligte sind alle Beschäftigten, die mit Verrichtungen unmittelbar am jeweiligen Prozess befasst sind.